Een ontslagbrief schrijven is vaak een spannend moment. Het markeert het einde van een fase in je loopbaan en de start van iets nieuws. Of je nu vertrekt vanwege een nieuwe uitdaging, persoonlijke omstandigheden, of omdat je niet meer gelukkig bent bij je huidige werkgever: het is belangrijk om dit zorgvuldig en professioneel te doen. Je brief is namelijk meer dan een formaliteit. Het is een document dat in je personeelsdossier terechtkomt en kan bijdragen aan de manier waarop je werkgever en collega’s je vertrek ervaren.
Waarom een ontslagbrief nodig is
In Nederland is het in de meeste gevallen niet wettelijk verplicht om een ontslagbrief te schrijven. Vaak volstaat een mondelinge opzegging. Toch vragen veel werkgevers om een formele brief waarin je je vertrek bevestigt. Dit heeft een aantal redenen:
- Duidelijkheid: er bestaat geen twijfel over je besluit om te vertrekken.
- Documentatie: je brief komt in je personeelsdossier en kan later als bewijs dienen bij administratieve of juridische zaken.
- Professionaliteit: een nette brief laat zien dat je je vertrek serieus en zorgvuldig afhandelt.
Wat moet er minimaal in een ontslagbrief staan?
Een ontslagbrief hoeft niet lang of ingewikkeld te zijn. Het belangrijkste is dat de kernpunten duidelijk vermeld worden. Minimaal horen de volgende elementen erin:
- Je persoonsgegevens.
- De persoonsgegevens van de werkgever.
- Datum van schrijven.
- Je besluit om ontslag te nemen.
- Einddatum van je dienstverband.
- Handtekening.
Een voorbeeld van een kernzin in de brief is:
“Hierbij zeg ik mijn arbeidsovereenkomst met [bedrijfsnaam] op, met inachtneming van de opzegtermijn. Mijn laatste werkdag zal [datum] zijn.”
De juiste toon kiezen
Hoewel je juridisch gezien met een paar zinnen klaar bent, is de toon van de brief minstens zo belangrijk. Een ontslagbrief is vaak het laatste officiële document dat je achterlaat bij je werkgever.
- Wees professioneel: vermijd negatieve of emotionele uitbarstingen.
- Blijf positief: bedank je werkgever voor de geboden kansen.
- Houd het beknopt: dit is geen plek voor lange verklaringen.
Voorbeeld van een positieve afsluiting:
“Ik wil u bedanken voor de kansen die ik bij [bedrijfsnaam] heb gekregen en voor de prettige samenwerking met mijn collega’s.”
Waar moet je inhoudelijk op letten?
a. Opzegtermijn
Controleer je arbeidsovereenkomst en cao om te weten welke opzegtermijn voor jou geldt. Vermeld duidelijk je laatste werkdag.
b. Correcte datum
Zorg dat de datum in de brief klopt en aansluit bij het moment waarop je de brief indient.
c. Adressering
Richt je brief aan de juiste persoon, meestal je leidinggevende of HR-afdeling.
d. Taal en stijl
Gebruik formeel taalgebruik en houd de tekst zakelijk en vriendelijk.
Praktische tips rondom het indienen van je ontslagbrief
a. Overhandigen of versturen?
Het meest netjes is om je brief persoonlijk te overhandigen. Verstuur je hem, vraag dan om ontvangstbevestiging.
b. Uitdienstgesprek
Veel bedrijven houden een exitgesprek. Houd dit constructief en professioneel.
c. Openstaande vakantiedagen
Controleer hoeveel vakantiedagen je nog hebt en spreek af of je ze opneemt of laat uitbetalen.
d. Bedrijfsgoederen inleveren
Denk aan laptop, telefoon, toegangspassen of bedrijfskleding.
e. Referenties
Vraag om een aanbeveling als je een goede relatie hebt met je werkgever.
Veelgemaakte fouten in ontslagbrieven
- Geen duidelijke einddatum vermelden.
- Negatieve opmerkingen maken over de werkgever of collega’s.
- Geen rekening houden met de opzegtermijn.
- Een te informele toon gebruiken.
- Te veel details geven over persoonlijke redenen.
Hoe combineer je je ontslagbrief met je carrièreplanning?
Als je netjes en professioneel afscheid neemt, houd je de deur open voor toekomstige samenwerking of netwerkcontacten. Een goed geschreven brief draagt bij aan een positieve indruk.
Ontslagbrief vs. ontslag e-mail
Tegenwoordig gebeurt veel communicatie per e-mail. Toch is een papieren ontslagbrief vaak de voorkeur:
- Formeler en serieuzer.
- Beter archiveren.
- Persoonlijker in combinatie met een gesprek.
Voorbeeldstructuur van een ontslagbrief
[Naam werknemer]
[Adres]
[Postcode en woonplaats]
[Naam werkgever / HR-afdeling]
[Bedrijfsnaam]
[Adres bedrijf]
[Postcode en plaats]
[Datum]
Betreft: Opzegging arbeidsovereenkomst
Geachte [naam leidinggevende],
Hierbij zeg ik mijn arbeidsovereenkomst met [bedrijfsnaam] op, met inachtneming van de geldende opzegtermijn. Mijn laatste werkdag zal [datum] zijn.
Ik wil u bedanken voor de kansen die ik binnen het bedrijf heb gekregen en voor de prettige samenwerking met collega’s.
Met vriendelijke groet,
[Naam werknemer]
[Handtekening]
Emotionele kant van ontslag nemen
Ontslag nemen kan opluchting geven, maar ook spanning of schuldgevoel. Het schrijven van de brief helpt om je besluit te formaliseren en netjes af te sluiten.
Tot slot
Een ontslagbrief hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet zorgvuldig opgesteld worden. Zorg dat de basisgegevens kloppen, kies een professionele toon en houd rekening met praktische zaken zoals opzegtermijn en openstaande vakantiedagen. Zie de brief als een visitekaartje waarmee je een hoofdstuk afsluit en een nieuw begin maakt.
